Bouwen aan een zelfsturend team

Hoe start je met het bouwen van een zelfsturend team?

4 stappen voor het bouwen van zelfsturende teams

Als je van zelfsturende teams in de dop gaat vragen om zelfsturend of zelforganiserend te gaan werken, dan kan het helpen om elk team deze 4 opeenvolgende kaders mee te geven.

Stap 1: Zelfsturende teams moeten een helder en gedeeld bestaansrecht creëren

Een team is op aarde voor een bepaalde reden. Zij dient een doel en is verantwoordelijk voor het behalen van een resultaat. Teamdoelen gaan daarnaast ook verder dan alleen het inhoudelijke resultaat. Een team kan ook een plek van verbinding en bijvoorbeeld kennisdeling zijn. Dit hangt af van de behoefte van de individuen in het team. Succesvolle teams hebben hun bestaansrecht onderzocht en besproken. De teamleden zijn in staat zich te verbinden aan deze doelen vanuit de organisatie én de gezamenlijke doelen vanuit eigen behoeften.

Voor de nieuwe teams is het belangrijk om een helder beeld te krijgen van de vraag vanuit de organisatie. Teamleden moeten vervolgens samen beelden vormen van de doelen en resultaten, en deze zo vorm geven dat ze zich er individueel aan kunnen verbinden. Daarnaast is het belangrijk dat teamleden onderzoeken wat zij van het team nodig hebben.

Vragen die zelfsturende teams op weg helpen zijn:

  1. Welke toegevoegde waarde willen wij voor deze organisatie leveren?
  2. Wat is onze opdracht vanuit de organistatie?
  3. Aan welke doelen willen wij ons committeren?

Stap 2: Zelfsturende teams moeten een inrichting creëren die de samenwerking faciliteert

Om de doelen te behalen moet het werk georganiseerd worden. Denk hierbij aan het vormgeven aan manier en frequentie van vergaderen, aan de rol van de teamcaptain maar ook aan de andere rollen, aan taakopvatting en verantwoordelijkheden, aan de werkplekindeling en het ontwikkelen van werkprocessen.  Helderheid en afspraken zorgen hierin vaak voor rust en effectiviteit.

Vragen die zelfsturende teams op weg helpen zijn:

  1. Hoe (en hoe vaak) willen wij elkaar ontmoeten?
  2. Welke talenten hebben we in het team?
  3. Welke taken en verantwoordelijkheden zijn er (en kunnen we deze koppelen aan talenten)?
  4. Welke opleidingsbehoefte is er om nieuwe taken te kunnen uitvoeren?

Stap 3: Zelfsturende teams moeten de samenwerking ontwikkelen

Als mensen samenwerken ontstaat dynamiek. Hoe meer teamleden in persoonlijkheid van elkaar verschillen, hoe meer dynamiek er ontstaat. In een ideale situatie maken teamleden in elk team samen een eigen ontwikkeling door. Ze doorlopen de fases van teamontwikkeling: van samen starten (voorzichtig; weinig persoonlijk leiderschap) via de strijdfase (verschillen worden zichtbaar, groepsnormen ontstaan; persoonlijk leiderschap wordt bij de meer assertieve teamleden zichtbaar) naar de Samenfase (het team heeft flow en kracht; persoonlijk leiderschap is fluïde tussen teamleden en wordt gepakt en gegund op basis van expertise).

Vragen die zelfsturende teams op weg helpen zijn:

  1. Wat vinden wij belangrijk in onze samenwerking?
  2. Welke manier van communiceren past bij ons?
  3. Hoe en wanneer evalueren wij onze onderlinge samenwerking?
  4. Hoe divers in persoonlijkheid zijn wij en welke uitdagingen brengt dit met zich mee?

Stap 4: Zelfsturende teams hebben een goed contact met hun omgeving

De omgeving van de teams van groot belang. Teams opereren niet in een vacuüm maar maken onderdeel uit van een groter geheel. Een effectief team kan rustig omgaan met de invloed van de omgeving en kan ook de omgeving beïnvloeden. Zodat ook die samenwerkingsrelaties verbeteren en gaan bijdragen aan het organisatiebelang.

In de opstartfase van de nieuwe teams zal de focus in eerste instantie naar binnen gericht zijn. Je kunt past met een auto de weg op, als de interne motor werkt. Een complicerende factor in deze organisatieontwikkeling, is dat de dienstverlening aan jullie klanten gewoon doorgaat. Dit vraagt van de teams: Build the new car while you drive it.

Vragen die zelfsturende teams op weg helpen zijn:

  1. Welke lijntjes met de buitenwereld zijn voor ons belangrijk?
  2. Wie onderhoud welk lijntje?
  3. Hoe krijgen we de resources die we nodig hebben?
  4. Hoe onderhandelen we met ons management over onze teamopdracht?

Samengevat

Succesvolle teams hebben vier gebieden goed op orde. Ze weten waar ze samen naartoe werken en hebben een inrichting ontwikkeld die past bij de doelen en de behoefte van elk individu. Ze hebben samen een ontwikkeling doorgemaakt waardoor teamleden vanuit persoonlijk leiderschap samenwerken en op het scherpst van de snede de dialoog voeren. Deze teams staan in goed contact met hun omgeving.

Tip: Geef teams die zelfsturend moeten worden dit kader mee om hun team op te bouwen. Let daarbij op! Dit is een middel dat leidt tot een doel (het bouwen van en succesvol zelfstandig team). Teams kunnen er echter ook voor kiezen om een andere weg te bewandelen om tot dit doel te komen. Geef hen hier alle ruimte in (‘dit kader reiken we vrijblijvend aan”) en trap niet in de valkuil om dit op te leggen. Dan ga je namelijk sturen op het HOE en dat wil je nu net voorkomen!

Betere prestaties als team?

Breng in kaart hoe effectief jouw team functioneert en waar jullie als team kunnen verbeteren

Doe de gratis teamtest