Investeer in onderlinge verbinding
Teamleden van zelfsturende teams moeten in staat zijn om goed samen te werken. Ze moeten vaak samen besluiten nemen, ze moeten afstemming zoeken bij het uitvoeren van taken en elkaar aanspreken als iets niet zint. Bij al deze zaken helpt het als er verbinding is tussen de mensen.Verbinding ontstaat als je elkaar beter leert kennen en daarin meer open gaat staan voor elkaar. Verbinding ontstaat doordat je van elkaar ervaart dat iedereen sterke kanten én worstelingen heeft. Wat kan je doen om verbinding te versterken?
Tip 1: Start vergaderingen met een Check-in
In de check-in deel je iets van wat je bezig houdt. Dat mag alles zijn, van privé tot werk tot gevoelens in de vergadering zelf. De check-in kent een aantal vaste regels waardoor deze snel en efficiënt verloopt, maar ook om mensen te helpen om zichzelf goed uit te spreken én om goed naar elkaar te luisteren. Eventueel kun je in de check-in, naast de vraag “hoe is het met je” ook meenemen waar behoefte aan is voor deze vergadering.
De regels zijn als volgt:
- Eén persoon is aan het woord en beantwoord de vragen, de rest luistert. Je reageert niet op elkaar en je stelt elkaar geen vragen;
- Ieder teamlid vertelt iets. Uitgebreid of kort;
- Doe geen rondje. Als iemand klaar is neemt een ander vanzelf het woord over;
- De voorzitter/facilitator van de vergadering begint. Door hier als eerste zelf open te zijn over wat je bezig houdt, help je anderen om zich ook open te stellen. Dat heeft een positief effect op de verbinding die daardoor ontstaat.
Tip 2: Ontmoet elkaar informeel
De beste teambuilding gebeurt… aan de bar. De waarde van samen even een hapje eten of een borreltje drinken mag niet onderschat worden. Organisaties zouden hier een budget beschikbaar voor kunnen stellen; een “doe er lekker mee wat jullie willen”-budget. En laat er foto’s van rondcirculeren, van mensen die samen plezier hebben.
Gebruik slimme vergader- en besluitvormingstechnieken
Besluitvorming kan erg complex worden in zelfsturende teams.Want wie hakt de knoop door?
Als adviseur werd ik gevraagd om een teamdag te begeleiden van een zelfsturend team. Bij de start vroeg ik hen om mij te vertellen waar ze behoefte aan hadden, zodat ik de werkvormen kon bepalen. Mijn criteria bij deze opdracht waren: “jullie krijgen maximaal 30 minuten en jullie moeten consensus hebben over jullie ontwikkelbehoefte”. Daarop ontstond een gesprek van een half uur waarin van alles over de tafel ging. Na een half uur, waarbij er behoorlijk van de hak op de tak was gepraat, ontstond er een soort van consensus over een ontwikkelvraag. Net voordat het half uur voorbij was, toen de knoop bijna was doorgehakt, bracht een teamlid toch nog een nieuwe invalshoek in. En ja hoor, het gesprek begon weer van voren af aan. Het bleek dat ze bij al hun vergaderingen zo besluiteloos waren en dat ze daar behoorlijk van baalden. De ontwikkelvraag hadden we in ieder geval helder! Ze wilden effectief leren vergaderen en vooral effectief groepsbesluiten leren nemen.
Tip 3: Wijs de rol van facilitator toe en spreek af wat de bevoegdheden zijn
Hij of zij leidt de vergadering. Benadruk samen welke rol en verantwoordelijkheid de facilitator van de teamleden krijgt.
Denk aan:
- Check-in starten en begeleiden
- samenvatten van standpunten en besluiten
- mensen onderbreken, tot de orde roepen, herinneren aan gespreksafspraken
Door dit expliciet te doen, ontstaat er ruimte voor de facilitator om de rol ook echt te omarmen.
Tip 4: Benoem expliciet wat er bij een agendapunt verwacht wordt
Bij het inbrengen van een agendapunt, helpt het ook om aan te geven of het om beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming vraagt. Bij beeldvorming neem je de tijd om het vraagstuk of probleem in kaart te brengen. Bij oordeelsvorming vraag je naar ieders mening over het onderwerp en bij besluitvorming moet je tot een afspraak komen. Als deze zaken door elkaar lopen, ontstaat ruis, frustratie en tijdverlies.
Tip 5: Bereid een besluit voor op één A4
Vaak gaat er in besluitvorming de nodige tijd verloren tijdens het proces van beeldvorming. Een manier om efficiëntie en duidelijkheid te bevorderen, is door elk besluit dat genomen moet worden, vooraf op maximaal één A4 papier uit te schrijven. Beschrijf de feiten, wat het probleem is en waar dit een probleem is, en welke oplossingsrichting je eventueel in gedachten hebt. Deel deze in de vergadering rond zodat mensen zich ter plekke kunnen inlezen (scheelt voorbereidingstijd en iedereen heeft het gelezen).
Tip 6: Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe bij besluitvorming
Het helpt om iemand het mandaat te geven om een besluit te nemen. Als je dat doet, is het belangrijk dat iedereen heeft kunnen bijdragen in het nemen van het besluit en dat er een heldere procedure is als je het er niet mee eens bent.
Spreek af dat degene die probleemeigenaar is (degene waar de taak / het probleem toe behoort) zal luisteren en alle adviezen in overweging zal nemen. Hij of zij zal, na aandachtig luisteren en vragen beantwoorden, z’n gedachteproces verwoorden en het daaruit volgend besluit mededelen.
Spreek ook af dat de andere teamleden de rol van adviseur op zich nemen. Het is aan hen om de probleemeigenaar van adviezen te voorzien. Bij deze rol hoort ook de verantwoordelijkheid om het eigenaarschap van het besluit bij de besluitnemer te laten. Als deze voldoende tijd neemt om alle adviezen te horen, val je niet in herhaling maar laat je het probleem op dat moment los. Spreek af wanneer je de voortgang/het resultaat van de actie gaat evalueren (plan direct in, in de teamagenda). Dat is het moment dat je weer opnieuw met elkaar in gesprek gaat.
Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!
In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.
Wij gebruiken jouw informatie om je ons boek te sturen en je over het verbeteren van samenwerking te inspireren.
“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn(jurist, teamleider en coach bij Symbius)
In dit inspiratieboek vind je:
- Tips voor HR professionals en management;
- Tips voor zelfsturende teams;
- Interviews en succesverhalen
.
Thijs Rijnbergen
Auteur
Mensen in Bedrijf: Specialist in TeamontwikkelingOver de auteur
Thijs brengt rust en ruimte in teams, waardoor mensen zich veilig voelen om in gesprek te gaan. Het lukt hem keer op keer om, samen met het team, de goeie werkvorm of theorie te kiezen die aansluit bij wat zij op dat moment nodig hebben. Zo worden teams eigenaar van hun eigen ontwikkeling.
