Berichten

Hoe maak je de stap naar zelfsturende teams?

Stap 1: Start met een ijzersterk verhaal

Ontwikkeling heeft richting nodig. Een droom geeft richting. Je kunt veranderingen niet van A tot Z uitschrijven. Wel kun je samen een goed verhaal creëren over de bedoeling van de verandering. In onze trajecten nemen wij ruim de tijd om met het management het verhaal achter de transitie naar zelforganisatie uit te pluizen. Dit verhaal moet ijzersterk zijn! Zelforganisatie vraagt namelijk nogal wat van medewerkers. Afstemming en besluitvorming wordt straks moeilijker (door gemis leidinggevende), ze krijgen er managementtaken bij (“daar ben ik geen verpleger voor geworden!”) en de verantwoordelijkheid die ze moeten gaan dragen wordt groter. En dit moeten ze allemaal gaan doen vanuit intrinsieke motivatie (anders kom je niet in beweging). Met een goed verhaal en in dialoog kun je deze intrinsieke motivatie aanwakkeren.

In de verhalen van succesvolle transities, kwamen wij bijvoorbeeld de volgende thema’s tegen:

 Vergroten van onze wendbaarheid: Onze wereld verandert in razend tempo. Om over 5 jaar nog relevant te zijn, moeten we sneller reageren op veranderingen en kansen in onze markt. Wij geloven dat medewerkers deze veranderingen eerder zien dan het management.

Beter afgestemd op klant. Hoe beter het ons lukt om onze klanten te bedienen, hoe succesvoller onze organisatie zal zijn. In alles wat wij doen willen wij onze klanten centraal gaan stellen. Daarom moeten medewerkers meer ruimte krijgen om aan te sluiten bij de behoefte van onze klanten.

Medewerker weet het beste wat nodig is. Wij geloven dat onze medewerkers weten wat er nodig is voor een goede dienstverlening. Wij willen hen helpen om als eigen ondernemers te acteren en zien het als onze taak om hen hierin te ondersteunen met relevante sturingsinformatie.

Stap 2: Ga vanuit het verhaal het gesprek aan

Als management ben je al een tijdje bezig met het nadenken over zelforganisatie.  Je kent de uitdagingen van de organisatie en de noodzaak voor de verandering. Medewerkers hebben deze voorsprong niet. Ze zijn bezig met het dagelijkse werk. Bij het horen over zelfsturing zal een deel enthousiast worden, maar een deel ook vooral beren op de weg zien. Onderdeel van zelforganiserend werken, is dat je mensen meer verantwoordelijkheid geeft. Als je wilt dat mensen deze verantwoordelijkheid gaan pakken, is het essentieel dat ze zich serieus genomen voelen. Mensen met een behouden of voorzichtige aard én mensen met een gezonde dosis scepticisme tegen organisatieveranderingen komen pas in beweging als ze ervaren dat er naar hen geluisterd wordt.

Wij stimuleren en helpen organisaties dan ook om hier op een goede manier aan de voorkant met medewerkers over in gesprek te gaan. Niet om eindeloos te polderen, maar om de wijsheid van medewerkers te gebruiken om de verandering meer kans van slagen te geven. Als dit zorgvuldig gebeurt, is de basis voor de verandering vele malen vruchtbaarder. Neem input van medewerkers serieus en verwerk deze op een zichtbare wijze in de ontwikkelplannen.

Stap 3: Zorg dat je stafdiensten er klaar voor zijn

Zelforganiserend en zelfsturend werken betekent vaak dat medewerkers ook managementtaken overnemen. Denk bijvoorbeeld aan financiën, verzuimafhandeling en sollicitaties. Dit roept altijd veel vragen op. Hoe moet het, waar kan ik dit formulier vinden, doe ik het wel goed? Een training is dan vaak niet voldoende, want in de praktijk komen er altijd vragen naar boven. Zorg dat een medewerker een centraal nummer heeft waar hij naar kan bellen om hulp te vragen.

Niks is slechter voor zelforganisatie, dan een medewerker die vast loopt door slechte ondersteuning bij het nemen van initiatieven. “Ik krijg die taak, die moet ik er al bij doen, en nu krijg ik niet eens ondersteuning.”

Zorg voor een centraal telefoonnummer (of een telefoonnummer per taakgebied) waar iemand bereikbaar is die direct actief kan gaan ondersteunen bij vragen. Niet om het over te nemen, maar om de weg te wijzen.

Stap 4: Bied aan maar schrijf niet voor

Het ondersteunen van de transitie richting zelforganisatie is een complex proces. Want wanneer stuur je, geef je richting en structuur? Of wanneer laat je medewerkers juist los om zelf te ontdekken en een eigen manier van werken te creëren?

Je start met een ijzersterk verhaal. Hierin zit je richting, focus en omschrijving van de structuur op hoofdlijnen. De Bedoeling van zelforganisatie; wat het moet opleveren. Vanuit dit doel ga je in gesprek en zoek je samen naar een passende invulling. In dit proces hebben medewerkers handvatten nodig maar willen ze het zelf bepalen (het is ten slotte zelfsturing). In deze paradox handel je in de geest van zelforganisatie, door steeds aan te bieden maar niet voor te schrijven.

Onhandig, betuttelt zelfstandigheid ? Handig, stimuleert zelfstandigheid
Gebruik dit teamtakenbord. Dit zijn de verschillende teamtaken die we in kaart hebben gebracht. Jullie kunnen hier gebruik van maken bij het verdelen van taken binnen het team.
We gaan een training besluitvorming doen waar minimaal 2 mensen per team aan deel moeten nemen. We weten dat het nu moeilijker kan worden om besluiten te nemen. We hebben twee methodieken uitgeschreven die hierin kunnen helpen. Als jullie hier behoefte aan hebben komen we die graag een keer uitleggen.
Ieder team krijgt de eerste drie maanden een teamcoach toegewezen. We hebben een teamcoach beschikbaar. Zij is op aanvraag beschikbaar om aan te schuiven bij vergaderingen. Laten jullie weten wanneer jullie die nodig hebben?
  Tijdens de kwartaalevaluatie met het team, merk je dat ze het moeilijk vinden om samen tot een besluit te komen. Benoem dat er een coach is die hierin kan faciliteren en vraag of daar nu behoefte aan is.

 


Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

In dit inspiratieboek vind je:
– tips voor HR professionals en management;
– tips voor zelfsturende teams;
– interviews en succesverhalen.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boekje te sturen en je over zelforganisatie te inspireren.

 

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn (jurist, teamleider en coach bij Symbius).

 


Tools voor zelfsturende teams

Investeer in onderlinge verbinding

Teamleden van zelfsturende teams moeten in staat zijn om goed samen te werken. Ze moeten vaak samen besluiten nemen, ze moeten afstemming zoeken bij het uitvoeren van taken en elkaar aanspreken als iets niet zint. Bij al deze zaken helpt het als er verbinding is tussen de mensen. Verbinding ontstaat als je elkaar beter leert kennen en daarin meer open gaat staan voor elkaar. Verbinding ontstaat doordat je van elkaar ervaart dat iedereen sterke kanten én worstelingen heeft. Wat kan je doen om verbinding te versterken?

Tip 1: Start vergaderingen met een Check-in
In de check-in deel je iets van wat je bezig houdt. Dat mag alles zijn, van privé tot werk tot gevoelens in de vergadering zelf. De check-in kent een aantal vaste regels waardoor deze snel en efficiënt verloopt, maar ook om mensen te helpen om zichzelf goed uit te spreken én om goed naar elkaar te luisteren. Eventueel kun je in de check-in, naast de vraag “hoe is het met je” ook meenemen waar behoefte aan is voor deze vergadering. De regels zijn als volgt:

  • Eén persoon is aan het woord en beantwoord de vragen, de rest luistert. Je reageert niet op elkaar en je stelt elkaar geen vragen;
  • Ieder teamlid vertelt iets. Uitgebreid of kort;
  • Doe geen rondje. Als iemand klaar is neemt een ander vanzelf het woord over;
  • De voorzitter/facilitator van de vergadering begint. Door hier als eerste zelf open te zijn over wat je bezig houdt, help je anderen om zich ook open te stellen. Dat heeft een positief effect op de verbinding die daardoor ontstaat.


Tip 2: Ontmoet elkaar informeel

De beste teambuilding gebeurt… aan de bar. De waarde van samen even een hapje eten of een borreltje drinken mag niet onderschat worden. Organisaties zouden hier een budget beschikbaar voor kunnen stellen; een “doe er lekker mee wat jullie willen”-budget. En laat er foto’s van rondcirculeren, van mensen die samen plezier hebben.

Gebruik slimme vergader- en besluitvormingstechnieken

Besluitvorming kan erg complex worden in zelfsturende teams. Want wie hakt de knoop door?

Als adviseur werd ik gevraagd om een teamdag te begeleiden van een zelfsturend team. Bij de start vroeg ik hen om mij te vertellen waar ze behoefte aan hadden, zodat ik de werkvormen kon bepalen. Mijn criteria bij deze opdracht waren: “jullie krijgen maximaal 30 minuten en jullie moeten consensus hebben over jullie ontwikkelbehoefte”. Daarop ontstond een gesprek van een half uur waarin van alles over de tafel ging. Na een half uur, waarbij er behoorlijk van de hak op de tak was gepraat, ontstond er een soort van consensus over een ontwikkelvraag. Net voordat het half uur voorbij was, toen de knoop bijna was doorgehakt, bracht een teamlid toch nog een nieuwe invalshoek in. En ja hoor, het gesprek begon weer van voren af aan. Het bleek dat ze bij al hun vergaderingen zo besluiteloos waren en dat ze daar behoorlijk van baalden. De ontwikkelvraag hadden we in ieder geval helder! Ze wilden effectief leren vergaderen en vooral effectief groepsbesluiten leren nemen.


Tip 3: Wijs de rol van facilitator toe en spreek af wat de bevoegdheden zijn
Hij of zij leidt de vergadering. Benadruk samen welke rol en verantwoordelijkheid de facilitator van de teamleden krijgt. Denk aan:

  • Check-in starten en begeleiden
  • samenvatten van standpunten en besluiten
  • mensen onderbreken, tot de orde roepen, herinneren aan gespreksafspraken


Door dit expliciet te doen, ontstaat er ruimte voor de facilitator om de rol ook echt te omarmen.

Tip 4: Benoem expliciet wat er bij een agendapunt verwacht wordt
Bij het inbrengen van een agendapunt, helpt het ook om aan te geven of het om beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming vraagt. Bij beeldvorming neem je de tijd om het vraagstuk of probleem in kaart te brengen. Bij oordeelsvorming vraag je naar ieders mening over het onderwerp en bij besluitvorming moet je tot een afspraak komen. Als deze zaken door elkaar lopen, ontstaat ruis, frustratie en tijdverlies.

Tip 5: Bereid een besluit voor op één A4
Vaak gaat er in besluitvorming de nodige tijd verloren tijdens het proces van beeldvorming. Een manier om efficiëntie en duidelijkheid te bevorderen, is door elk besluit dat genomen moet worden, vooraf op maximaal één A4 papier uit te schrijven. Beschrijf de feiten, wat het probleem is en waar dit een probleem is, en welke oplossingsrichting je eventueel in gedachten hebt. Deel deze in de vergadering rond zodat mensen zich ter plekke kunnen inlezen (scheelt voorbereidingstijd en iedereen heeft het gelezen).

Tip 6: Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe bij besluitvorming
Het helpt om iemand het mandaat te geven om een besluit te nemen. Als je dat doet, is het belangrijk dat iedereen heeft kunnen bijdragen in het nemen van het besluit en dat er een heldere procedure is als je het er niet mee eens bent.

Spreek af dat degene die probleemeigenaar is (degene waar de taak / het probleem toe behoort) zal luisteren en alle adviezen in overweging zal nemen. Hij of zij zal, na aandachtig luisteren en vragen beantwoorden, z’n gedachteproces verwoorden en het daaruit volgend besluit mededelen.

Spreek ook af dat de andere teamleden de rol van adviseur op zich nemen. Het is aan hen om de probleemeigenaar van adviezen te voorzien. Bij deze rol hoort ook de verantwoordelijkheid om het eigenaarschap van het besluit bij de besluitnemer te laten. Als deze voldoende tijd neemt om alle adviezen te horen, val je niet in herhaling maar laat je het probleem op dat moment los. Spreek af wanneer je de voortgang/het resultaat van de actie gaat evalueren (plan direct in, in de teamagenda). Dat is het moment dat je weer opnieuw met elkaar in gesprek gaat.

 


Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

In dit inspiratieboek vind je:
– tips voor HR professionals en management;
– tips voor zelfsturende teams;
– interviews en succesverhalen.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boekje te sturen en je over zelforganisatie te inspireren.

 

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn (jurist, teamleider en coach bij Symbius).

 


5 filmtips van Liz

Al een paar jaar geniet ik zeer regelmatige van films in de filmshuisjes van Utrecht. Voor als het deze zomer af en toe die geluksdag voor al het groen is, en voor jou een regenachtige grauwe dag waarop zelfs in de zomer een film een waar genot kan zijn! Hieronder mijn tips voor 5 compleet verschillende, fantastisch mooie films:

 

Green Book

Image result for Green Book image

De film raakte me op verschillende manieren: ik heb onwijs gelachen, genoten van de jaren ’60 sfeer, ik raakte ontroerd, voelde sterk de onrechtvaardigheid en heb regelmatig mijn adem ingehouden.. Een veelzijdige roadmovie door het gesegregeerde zuiden van Amerika in de jaren zestig. Geholpen door reisgids The Green Book, die hen informeert over plekken waar Afro-Amerikanen welkom en veilig zijn. Tijdens hun reis worden zij geconfronteerd met hun tegengestelde persoonlijkheden, gevaar en racisme. Tijdens de film zie je de ontwikkeling in de band tussen beide heren.

 

Den Skyldige (the guilty)

Image result for Den Skyldige (the guilty) image

Ik las in een recensie: ‘In het bloedstollende Den skyldige dreunt elke bezettoon als de klokslag van een tijdbom.’ Zeer treffend! Spannendste en creatiefste film die ik in tijden gezien heb. En dat terwijl, of misschien wel dankzij, het een debuutfilm is, slechts in 13(!) dagen opgenomen is en de film zich enkel in één ruimte afspeelt. Asger Holm is een voormalige politieagent die nu bij de alarmcentrale werkt. Hij beantwoordt een noodoproep van een ontvoerde vrouw. Met de telefoon als enige hulpmiddel begint Asger aan een race tegen de klok om de bedreigde vrouw te redden.

 

The Square

Image result for The Square movie image

Misschien wel de meest ongemakkelijke film die ik in tijden gezien heb; een ongemakkelijke satire over de kunstwereld. Én tegelijkertijd echt een boeiende en goede film: uitstekende acteurs, een lust voor het oog, veel verrassende wendingen en goed camerawerk. Én de film levert mooie stof op voor discussie. Zoals Pauline Kleijer goed verwoordde in de Volkskrant: ‘De regisseur Ruben Östlund is een meester in sociale ontmaskering, waarbij hij iedereen een spiegel voorhoudt.’ De film gaat over een paar dagen uit het leven van de hoofdcurator van een toonaangevend Zweeds museum. En daar houd ik het bij, zet de film aan en laat je meevoeren in absurde situaties en menselijk gedrag!

 

The handmaiden

Image result for The handmaiden movie image

Een Zuid-Koreaanse film waarin op elk detail gelet is. Als kijker word je meegenomen in alle gangetjes van het grootse huis, doorkijkjes naar achterkamertjes, het lijkt wel alsof je de stof van de jurk kan voelen en de opbouwende spanning in de film die van jou is. Een film vol oogstrelend decor, behoorlijk wat erotiek en een blik in een nog voor mij zeer onbekende cultuur. En precies daarom zo bijzonder vernieuwend, nog los van de verrassende wendingen en de bijzondere weergave van de verschillende perspectieven. De film gaat over de Japanse erfgename Lady Hideko, die weg kwijnt in haar gouden kooi: een romantisch landgoed waarvan haar wrede oom de eigenaar en hoofdbewoner is. Hideko’s nieuwste dienstmeisje Sook-Hee zorgt gelukkig voor wat afleiding.

 

The favourite

Image result for The favourite movie image

‘The favourite is verschrikkelijk grappig en oneindig tragisch’, aldus Floortje Smit in de Volkskrant. De nieuwste film van regisseur Yorgos Lanthimos, die ik kende van de films The Lobster en The Killing of a Sacred Deer. Tot nu toe heeft hij mij telkens weten te verrassen, en ook nu weer! Daar waar ik niet snel kies voor een kostuumdrama, wisten de makers van deze film mij zeker wel nieuwsgierig en aangehaakt te houden. Steengoed acteerwerk, enkel vrouwen in de hoofdrol, prachtig decor en verrassende wendingen. Waar het over gaat? Queen Anne, en twee andere dames die vechten om een plekje naast haar oor en op haar troon.  Olman speelt Queen Anne en de andere twee dames vechten om een plekje naast haar oor en op haar troon. Een kostuumfilm over manipulatie, macht en misbruik vanuit een atypisch perspectief.

 

Ik wens je een fijne zomer!
Liz

5 podcasts die je deze zomer niet wilt missen!

Als teamcoach maak ik behoorlijk wat kilometers. Afgelopen jaar 28.000! Gemiddelde snelheid 100km per uur? Dat is 280 uur in de auto. Het nadeel aan radio luisteren vind ik dat je het nieuws van de dag na 15 minuten wel kent… Ik ben podcasts gaan luisteren en er ging een wereld voor mij open!

Ik neem je mee in mijn podcast top 5 van dit moment

 

Ear hustle

Image result for de podcast ear hustle

Hoe geef je betekenis aan je leven als je levenslang in de gevangenis zit? Hoe ga je om met de schuld die een moord op je legt? Hoe reflecteer je op jezelf en word je een beter mens? En hoe is het om 5 jaar achtereen in eenzame opsluiting te zitten? Al deze vragen en meer komen aan bod in de verhalen die in deze podcast worden verteld door gevangenen van de San Quentin State Prison. Je krijgt een (soms duizelingwekkend) beeld van hoe het leven in de gevangenis is en wat het met mensen doet. Maar ook hoor je mensen zeer wijze dingen zeggen over het leven. Deze podcast heeft mij werkelijk aan het lachen en aan het huilen gemaakt.

Luister deze podcast via iTunesLuister deze podcast via Spotify

 

Philosophize This!

Image result for Philosophize This!

Ik houd van filosofie. In mijn studententijd heb ik met vrienden hele avonden gefilosofeerd. Over de grote vragen in het leven, of juist over minuscule, totaal irrelevant vraagstukken. Vooral omdat we het leuk vonden om met onze gedachte op de loop te gaan. Maar daar zat een dieper verlangen onder, namelijk om meer te snappen van de wereld om mij heen en vooral ook over mijzelf als mens. Antwoorden op deze vragen heb ik in deze podcast vaak teruggevonden.

In meer dan 130 afleveringen neemt verteller Stephen West je mee langs de grote van de filosofie. Langs denkers als Socrates, Plato, Hobbes, Machilavelli, Decartes, Hegel, Kant, Nietzsche en Sartre. En langs stromingen als het boeddhisme, het Confucianisme, het islamisme, het Christendom en het Structuralisme.

Geen droge theorie, maar verhalen, gezet in de tijdgeest en de bijdrage die zij leverden aan het denken van dat moment. Een podcast met een dikke 5 uit ruim 100 beoordelingen. Niet voor niks. Een aanrader voor wie nieuwsgierig is naar de opbouw en verbinding tussen de groten in de filosofie van de afgelopen, zeg, 3000 jaar.

Luister deze podcast via iTunesLuister deze podcast via Spotify

 

De Krokante Leesmap

Wint De Krokante Leesmap de Dutch Podcast Award?

Zet 3 totaal verschillende mensen bij elkaar en laat ze praten over de krokantheid van allerlei weekbladen. Krokantheid zegt u? Wat is dat? Nou, dat hebben deze podcasters zelf ook nog nooit naar elkaar uitgesproken geloof ik. Maar er lijkt een soort gezamenlijk besef te zijn op wanneer een artikel krokant of juist helemaal niet krokant is. Deze podcast moet je een keer luisteren, en dan voor jezelf beslissen: Dit vind ik hilarisch (blijf dan luisteren), of dit vind ik afschuwelijk (stop dan direct!).

Winnaar van de Dutch Podcast Award 2019

Luister deze podcast via iTunes

 

De 100jarige man die uit het raam klom en verdween

Image result for podcast De 100jarige man die uit het raam klom en verdween

Wellicht ken je het verhaal. De 100-jarige man die uit het raam klom en verdween is een bestseller van de Zweedse auteur Jonas Jonasson uit 2009. Op zijn honderdste verjaardagsfeest vertrekt Allan Karlsson uit het bejaardentehuis. Hij probeert zo ver mogelijk te reizen met het weinige geld dat hij heeft. Allan steelt een koffer, die vol blijkt te zitten met crimineel geld. Daardoor krijgt hij een motorbende, een internationale gangster en de politie achter zich aan. In deze spannende en grappige podcast beleef we de avonturen van deze ouwe rakker, waarbij heden en verleden op een bijzondere manier aan elkaar gelinkt worden.

Een podcast met een mooie, onderliggende moraal. Welke? Dat mag je zelf gaan uitvinden 🙂

Luister deze podcast via iTunes

 

The Daily

Image result for the daily host

Tot slot een podcast die ik eigenlijk elke dag wel luister. Elke dag neemt presentator Michael Barbaro van de The New York Times je mee in een actueel verhaal. Het zijn verhalen die in Amerika headline van de dag zijn, soms intern gericht maar vaak ook gekoppeld aan wereldpolitiek. Het zijn goed opgebouwde verhalen en grondig uitgezochte achtergrondartikelen. Recent gingen afleveringen uiteraard over de verkiezingen en de maffe acties van Trumpelmans, maar ook over de ontwikkelingen in Noord Korea, China en Iran. En dichter bij huis, over de Brexit en Europa.

Ik word altijd vrolijk van de interviewstijl van Michael. Hij stelt goeie vragen, daagt uit en vat regelmatig samen. Vaardigheden die ik in mijn werk als teamcoach zelf ook graag inzet om mensen te begrijpen (en te zorgen dat ze elkaar beter gaan begrijpen).

Luister deze podcast via iTunes | Luister deze podcast via Spotify

 

 

Zo. Dit was het dan. Rust lekker uit deze zomer!
Thijs

 

7 lekker zomerse plaatjes van Jaco

De afgelopen jaren verzamelde Jaco ruim 100 lekker zomerse plaatjes. Lekker voor in de auto op vakantie, of, beter nog, om bij te barbecueën.

 

Alhoewel het voor een ‘Plant’ als Jaco onmogelijk is om lijstjes samen te stellen, “morgen is alles weer anders”, zijn dit de favorieten van Jaco. Vandaag dan.

  1. Strandfeest – Bakermat
  2. Kingfisher – Jungle by night
  3. Liquid Spirit, 20syl remix – Gregory Porter
  4. Je veux – Sas
  5. De zon op – Diggy Dex
  6. Chearleader – OMI, Felix Jaehn
  7. Jubel – Klingande

 

Heb je leuke aanvullingen voor deze lijst. Laat het me weten!

 

Ik wens je een swingende zomer!
Jaco

 

Tips voor leidinggevenden van zelfsturende teams

Een veel gemaakte fout is dat de ‘oude’ managementlaag bij de overgang naar zelfsturende teams in één keer wordt weggehaald. Het effect is chaos, onmacht en stagnatie. In de transitie richting zelforganisatie is de rol van leidinggevende juist essentieel!

Leiden bij zelforganisatie betekent sturen op resultaat, gepaste afstand nemen, laten gebeuren en medewerkers helpen leren van ervaringen.

Leer sturen op resultaat

Teams zijn gebaat bij heldere afspraken over doelen en resultaten. Deze geven namelijk duidelijkheid in wat er van hen verwacht wordt in deze nieuwe, onzekere situatie. Zoek naar een manier van afstemmen die zelforganisatie bekrachtigt. Bij Spotify (de muziekdienst die succesvol werkt met het model van zelfsturing) zit een afgevaardigde van het management elke drie maanden met het hele team aan tafel. Zij evalueren dan het werk van de afgelopen drie maanden, en stemmen voor de komende drie maanden af waar ze aan gaan werken met welk beoogd resultaat. Daarnaast komen ze in deze samenstelling elk jaar bij elkaar om op meer strategische wijze de jaardoelen af te stemmen. Deze manier van afstemmen bevordert de zelfstandigheid en geeft richting aan het werk dat geleverd wordt.

Laat los hoe het resultaat bereikt wordt

Met heldere richting en kaders kunnen medewerkers zelf gaan leren om de ruimte te gaan pakken. Dan moet er wel ruimte ontstaan. Denk aan een vacuüm met een zuigende werking. Als je te snel in dat vacuüm stapt, ontneem je de medewerker deze kans. Het is echter een ruimte die zij niet eerder met zoveel mandaat betreden hebben.

Dit zal in eerste instantie onwennig aanvoelen. Een belangrijke les die ervaringsdeskundige managers achteraf teruggeven, gaat over op je handen zitten. Geef vertrouwen, laat los. Zeer contra-intuïtief voor managers met een behoefte aan invloed en controle. In de casus van Elektronicabedrijf Hoppenbrouwers Techniek (blz. 13) wordt het inzicht gedeeld dat ook het management niet alwetend is: “Natuurlijk gaat er wel eens wat fout,” geeft De Haas toe. “Maar uiteindelijk gaat er meer goed dan fout. Bovendien waren die fouten ook gemaakt als het management het had bedacht.”

Essentieel in de weg naar (en het continueren van) zelforganisatie, is evaluatie van geleverde resultaten en de weg ernaartoe. Neem de tijd om te kijken hoe zaken zijn aangepakt en wat het resultaat daarvan was. Help medewerkers reflecteren op hun eigen handelen.

Zoek continu naar de juiste afstand

Sturen doe je dus op resultaat. Hoe teamleden en teams hun resultaten behalen, laat je los. Dat is waar je naartoe werkt. Maar… wat als het team nog niet toe is aan zoveel zelfstandigheid?

Als manager ben je, in de begeleiding van een team richting zelfstandigheid, altijd op zoek naar de rand van de “zone of proximal development” van het team. Dit concept, uitgewerkt door de Russische psycholoog Lev Vygotsky, vertelt ons dat mensen het meest effectief leren als ze op de rand van hun kunnen worden aangesproken én ondersteund. Een team dat net start met zelforganisatie, geef je niet de opdracht om geheel zelfstandig zelf hun budgettaire jaarplan te schrijven. Je gaat met hen in gesprek, stelt mogelijke modellen voor en vertelt wellicht hoe je dat zelf in eerdere jaren hebt aangepakt.

Maar let op! Want de grens tussen “behulpzaam informeren” en “betuttelend sturen” is erg dun. Hierin is continu afstemmen met het team de sleutel. Denk aan vragen als: Hebben jullie hier behoefte aan; hielp mijn uitleg; wat gaan jullie nu zelf oppakken; waar is hulp van mijn kant nodig?

Zorg voor eigen ruggensteun

Loslaten is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want wat als jouw eigen management blijft sturen op korte termijn resultaten? Wij hebben bij verschillende bedrijven gezien dat dit een negatieve invloed heeft op het vermogen om “afstand te nemen”, “er naast te gaan staan” en “leren belangrijk te maken”. Een gesprek met jouw manager over ruimte en ruggensteun, ook als de resultaten in eerste instantie mogelijk dalen, stelt je in staat om te doen wat nodig is om het zelforganiserend vermogen van je medewerkers en teams te gaan ontwikkelen.

 


Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

In dit inspiratieboek vind je:
– tips voor HR professionals en management;
– tips voor zelfsturende teams;
– interviews en succesverhalen.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boekje te sturen en je over zelforganisatie te inspireren.

 

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn (jurist, teamleider en coach bij Symbius).

 


6 redenen waarom zelfsturing stagneert

6 redenen waarom zelfsturing stagneert

Op internet zijn succesverhalen te lezen, maar zeker ook zoveel verhalen over het vastlopen van organisatievormen waarin zelfsturing het uitgangspunt is. Het concept doet vermoeden dat je er een managementlaag tussenuit snijdt en dat de vrijgekomen taken en bevoegdheden lager in de organisatie worden belegd. Een mooie manier om te bezuinigen en gelijk beter aan te sluiten bij de behoeftes van klanten. Medewerkers zijn professionals, geef hun de ruimte om de klant optimaal te bedienen. Maar zo simpel blijkt het niet te werken. Zelfsturing vraagt bijvoorbeeld juist een hoge mate van leiderschap, extra geld en tijd om te wennen bij medewerkers.

De volgende zes “fouten” komen regelmatig terug in publicaties. Wij zien deze zelf ook bij organisaties die onze hulp inschakelen:

  1. Inzet als bezuinigingsmaatregel
    Er zit geen visie achter die mensen in beweging zet om meer taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen. Dit leidt tot onduidelijkheid over de bedoeling en dus wat er van mensen verwacht wordt. Ook leidt dit tot frustratie: “We krijgen er gewoon extra taken bij waar we niet voor opgeleid zijn of gevraagd hebben”.
  2. Managementlaag wordt er (te snel) uitgesneden
    Het organisatorische systeem en de medewerkers krijgen geen tijd om te ontdekken hoe ze samen zelforganiserend kunnen gaan werken. Ze krijgen onvoldoende begeleiding richting zelfstandigheid en bij het ontdekken van een nieuwe (team)inrichting waarbinnen zelforganiserend kan gaan werken.
  3. Geen passende vervanging paraat
    Gemis aan handvatten die teams en medewerkers helpen om zelforganiserend te gaan werken.
  4. Oude hiërarchie blijven bekrachtigen
    Management verkondigt zelforganisatie, maar wijst wel een teamcoördinator aan of legt teams bijvoorbeeld op om een teamtakenbord te gaan gebruiken. Hiermee bekrachtigen zij juist de oude hiërarchische situatie.
  5. Initiatieven op inhoud afkappen
    Managers hebben veel kennis en ervaring van de organisatie en wat daarin wel of juist niet werkt. Als zij initiatieven van medewerkers te snel op inhoud gaan bijsturen, leren medewerkers geen ruimte nemen, fouten maken en daarvan leren.
  6. Ondersteuning niet op orde
    Medewerkers worden onvoldoende ondersteund bij het uitvoeren van nieuwe taken. Gemis aan opleidingsmogelijkheden of geen ondersteuning bij hulpvragen.

 


Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

In dit inspiratieboek vind je:
– tips voor HR professionals en management;
– tips voor zelfsturende teams;
– interviews en succesverhalen.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boekje te sturen en je over zelforganisatie te inspireren.

 

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn (jurist, teamleider en coach bij Symbius).

 


Maak zelfsturing geen doel op zich

Een aantal van onze klanten is op de een of andere manier met het concept “zelfsturing” bezig. Zelfsturende teams, zelforganiserende teams, resultaatverantwoordelijke teams, dat soort termen.

Steeds vaker hoor ik terug dat deze organisaties de term, die zij een aantal maanden geleden introduceerden, “terug trekken”. In praktijk blijft dat dit onrust opwerkt en zorgt voor discussies die niet bijdragen aan het vergroten van de zelfstandigheid van het team. En dit laatste is nou juist het doel: Teams meer zelfstandigheid geven om binnen samen overeengekomen kaders proactief te handelen. Naderhand kijk je samen terug op de ondernomen acties en evalueer je deze (bij voorkeur met alle teamleden samen in gesprek met de verantwoordelijke manager = opdrachtgever van het team). Je helpt de teams om stap voor stap te groeien en te leren van goede en minder goede acties.

Dit proces kun je dus prima starten zonder allerlei terminologie erin te gooien. Dat leidt alleen maar af.

In deze verandering naar meer zelfstandige teams zien wij de volgende 5 succesfactoren bij onze klanten:

  1. Ga als organisatie met elk team (alle teamleden bij elkaar) elk jaar om de tafel om een jaarplan op te stellen, met hierin afspraken en doelen;
  2. Ga als organisatie met elk team (ook weer alle teamleden) elke 3 maanden om de tafel om de voortgang te evalueren en om samen te leren van de afgelopen tijd. Pak hierin 1 of 2 casussen om dieper op in te gaan;
  3. Straal zelf proactief vertrouwen uit naar je medewerkers. Dit stimuleert het nemen van risico’s (wat zo voelt het voor medewerkers) om zelfstandig te handelen.
  4. Als zaken fout gaan, laat medewerkers dit zelf oplossen! Als dit een stap te ver is, ga er dan naast staan en vraag ze om zelf met 3 opties te komen.
  5. Focus op de successen. Benoem ze, waardeer ze. Zowel bij de mensen die het gedaan hebben als richting de rest van de organisatie.

Organisaties die wij echt succesvol zien zijn in deze nieuwe manier van werken, praten vol trots over hun teams. In het magazine van de organisatie lezen we hier artikelen over. Bij borrels en andere plekken waar praatjes worden gehouden komt het thema terug. Zo gaat het leven en wordt het vanzelf een succes. Niet omdat ze het zeggen, maar omdat ze het doen.

 

 


Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

In dit inspiratieboek vind je:
– tips voor HR professionals en management;
– tips voor zelfsturende teams;
– interviews en succesverhalen.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boek te sturen en je over zelforganisatie te inspireren.

 

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”
Anton-Pieter van Logtestijn (jurist, teamleider en coach bij Symbius).