Zelfsturende teams en de lessen die we erover al hebben geleerd

Succesfactoren zelfsturende teams

Zelfsturende teams: Lessen uit de praktijk

Zelfsturende teams, steeds meer organisaties maken de overstap. Van de traditionele teams met een teamleider, naar zelfsturende teams (of zelforganiserende teams). Een aantal zorgorganisaties zijn hier redelijk succesvol in. Er zijn echter meer organisaties die worstelen met deze overgang. Langzaam worden aantal succesfactoren zichtbaar voor organisaties die overgaan naar zelfsturende teams. Wat met je in ieder geval doen om de kans op succes te vergroten?

Les 1: Ga over op zelfsturende teams op basis van visie

Bij de overgang naar zelfsturende teams ga je mensen meer autonomie en verantwoordelijkheid geven. Nu vinden werknemers dit in principe prettig. Meer autonomie en eigenaarschap leidt tot hogere prestaties en werktevredenheid, dat is bekend. Echter, een belangrijke factor hierbij is intrinsieke motivatie, die moet er zijn. Werken in zelfsturende teams vraagt betrokkenheid en de drive om bij te dragen aan wat de organisatie na streeft. In een organisatie met zelfsturende teams wordt de externe motivatie verkleind (geen leidinggevende die aanmoedigt of met een stok achter de deur staat). De eigen motivatie van teamleden wordt belangrijker, en daarmee de behoefte om serieus genomen te worden. Als medewerkers het gevoel hebben dat zij meer managementtaken op zich moeten nemen en meer zelf moeten gaan doen omdat dit alleen maar geld bespaart, dan ontstaat weerstand.  Dit is funest voor dit type verandering, waarin betrokkenheid juist een essentieel ingrediënt is.

De nummer 1 belangrijkste factor bij de overgang naar zelfsturende teams, is dus een aantrekkelijke visie. Een aantal goede redenen waarom werken in zelfsturende teams ertoe leidt dat bijvoorbeeld klanten beter geholpen worden of de organisatie duurzamer kan werken.

Les 2: Management: Walk your talk

Zelfsturing vraagt bepaald gedrag van medewerkers. Zelfstandig, verantwoord, in controle en in contact. Dit gedrag moeten zij terugzien bij het management. Met andere woorden: het management moet voorgaan in de gedragsverandering. Medewerkers hebben haarfijn door als dit niet zo is, en dat is funest voor de intrinsieke motivatie van medewerkers. Laat dus als management zien dat jullie zelf als eerste de offers brengen om zelfsturend te functioneren. Pas dan kun je de verandering geloofwaardig inzetten en overbrengen.

Les 3: Vertel het verhaal en ga in gesprek

Succesvolle organisaties nemen de tijd om met teamleden in gesprek te gaan over de overgang. Juist omdat ze doorhebben dat iedereen aangehaakt moet zijn wil het werken in zelfsturende teams. Het management (niet alleen HR erlangs sturen) gaat langs bij de teams, vertelt de visie en luistert naar ideeën en bezwaren van mensen.  Let op, bezwaren hoeven niet opgelost te worden en niet alle ideeën hoeven overgenomen te worden (beloof dit dan ook niet). Maar neem ze serieus en neem de tijd om te luisteren. Mensen serieus nemen doet wonderen voor hun betrokkenheid en motivatie.

Les 4: Handel naar je verhaal en visie

Uiteraard moet deze visie ook ervaren worden in de transitie zelf. Als je aangeeft dat je werkend in zelfsturende teams beter kan inspelen op de wensen van individuele cliënten zonder eerst over 5 managementlagen te moeten schakelen, zorg er dan ook voor dat teamleden de ruimte krijgen om zelfstandig te beslissen. Zorg dus dat de kaders waarbinnen zij beslissingen kunnen nemen hierin faciliteren.

Les 5: Bereid de ondersteunende organisatie voor op zelfsturende teams

De Stafafdeling moet vooruitlopen in de transitie. Zij gaan vragen krijgen vanuit de teams. Managementtaken komen bij teamleden te liggen. In organisaties waarin deze stafdiensten goed voorbereid zijn, ontstaat rust en flow. Teamleden kunnen onzeker zijn over hun nieuwe verantwoordelijkheden. Goede ondersteuning zorgt voor stabiliteit. Als teamleden drie keer bot vangen bij hulpvragen, frustreert dit en leidt tot irritatie en verlaagde motivatie.

Les 6: Contracteren en Loslaten

Geef elk team de tijd om te bepalen hoe zij willen gaan werken in hun nieuwe, zelfstandige team. Ondersteun hen met een teamcoach op aanvraag. Neem de tijd om met ieder team apart te contracteren. Denk hierbij aan het aangeven van de regelruimte (kaders), de verwachtingen op prestaties en de manier waarop je met elkaar hierover in gesprek gaat.

Betere prestaties als team?

Breng in kaart hoe effectief jouw team functioneert en waar jullie als team kunnen verbeteren

Doe de gratis teamtest