Waarom zou je nog samenwerken?

Dat de tijden veranderd zijn is niks nieuws. Met name de zeer snel ontwikkelde technologie maakt dat er een totaal nieuwe manier van werken is ontstaan. Door internet, telefoons met mails, skype, snapchat, google drive kun je werken waar je wilt en wanneer je dat wilt. Als je daarover doordenkt zou je gemakkelijk de conclusie kunnen trekken dat met deze nieuwe manier van werken het einde van de samenwerkcultuur in zicht is. Bij elkaar zijn om te werken hoeft ten slotte helemaal niet meer. Medewerkers gaan zelfstandiger en individueler te werk. Teams zijn ten dode opgeschreven.

Blijf samenwerken

Dat zou jammer zijn. Herhaaldelijk is onderzocht dat werk dat uitgevoerd wordt in teams beduidend beter en sneller uitgevoerd wordt dan werk dat door solisten wordt aangepakt. Het zou dus voor organisaties contraproductief werken als met de doorontwikkeling van technologie de samenwerking, en daarmee de productiviteit, afneemt.

Tijd dus voor het nieuwe samenwerken. Bij het nieuwe samenwerken gaat het niet om de kwantiteit van het contact, maar om de kwaliteit. Hier kunnen we veel leren van (mislukte) experimenten rond de zelfsturende teams en virtuele teams. De toverwoorden zijn leiderschap, structuur en cultuur.

Het nieuwe werken vraagt een stijl van leidinggeven die is gebaseerd op vertrouwen en het stimuleren van eigen verantwoordelijkheid. Maak teamleden verantwoordelijk voor de samenwerking. Faciliteer het ‘hoe’ (gaan we het doen), en laat het ‘wat’ los. Een deel van die facilitatie gaat over het beschikbaar stellen van de juiste communicatieve middelen; telefoon, chat, videoconferences. Structureer het gebruik hiervan. Maak duidelijke afspraken over wanneer het virtuele contact plaatsvindt en welk doel dat dient.

Stel elkaar de vraag wat samenwerken voor jullie betekent? Is samenwerken samen aan tafel zitten om een klus te klaren? Of is samenwerken dat iedereen vanuit zijn eigen plek werkt aan een gezamenlijke taak of doel en dat je de deelproducten met enige regelmaat bij elkaar brengt? Bij Mensen in Bedrijf voeren we deze discussie met enige regelmaat.

Ont-moet elkaar

Hoe makkelijk het ook is om los van elkaar te werken, fysieke contactmomenten blijven belangrijk. Maak die momenten dan ook de moeite waard. Geen eindeloze agenda’s met operationele punten, maar boeiende bijeenkomsten met reflectie en teamleren. Zo ontstaat een cultuur waarin teamleden weten wat ze alleen willen en kunnen doen, maar vooral ook een cultuur waarin de teamleden elkaar (virtueel) opzoeken als het echt iets oplevert. En dan is de technologie niet het einde van de samenwerkingscultuur, maar juist een nieuw begin ervan.

Hoe staat het met jullie reflectie en teamleren? En waarom werken jullie nog samen? Krijg inzicht in hoe het staat met de samenwerking in jouw team door hieronder onze gratis TeamQ vragenlijst in te vullen!

Een robot in mijn team!

Onlangs zat ik met Lukas van Steveninck op een terras in het Utrechtse Amelisweerd. Terwijl kano’s vol verveelde scholieren voorbij voeren, vroegen wij ons af in hoeverre organisaties en teams voorbereid zijn op ontwikkelingen in de toekomst. Lukas werkt veel met ondernemingsraden en constateerde dat maar weinig OR-en gebruik maken van hun adviesrecht dat ze hebben op besluitvorming van invoering of wijziging van belangrijke technologische voorzieningen (WOR, artikel 25.1.k) én automatiseringsbelissingen.

Belangrijke technologische voorzieningen en automatiseringsbeslissingen? Dat is nogal wat! Hieronder vallen onder andere overstappen op 3D of 4D printing, de aanschaf van zelfrijdende systemen, virtual reality, augmented reality of mixed reality, systemen voor bg data, investeringen in nano- of neurotech. Lukas constateerde dat deze onderwerpen vaak boven de pet van OR-en en directies groeien.

Technologie, bedreiging of kans?

Ik herkende het beeld. Teams zien technologie vaak eerder als bedreiging dan als kans. Maar zijn ook vaak zoekenden in wat nu precies de consequenties zijn. Binnenkort kun je bij de fotograaf je rijbewijs verlengen. Maar wat gebeurt er dan met de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de uitgifte van de rijbewijzen? Verdwijnen die banen, gaan die teams wat anders doen? Maar wat dan?

Toen ik in 1988 ging studeren was er nog geen internet waar we massaal gebruik van konden maken. Toen ik in 1998 mijn tweede trainersbaan startte, had ons bureau één e-mailadres voor alle medewerkers. De technologische ontwikkelingen gaan in zo’n hoog tempo dat ook moeilijk te voorspellen is hoe de wereld er over 20 jaar uitziet. En toch is enig anticiperen van belang!

Ook een behoefte aan duurzaamheid

Wat Lukas en ik daarnaast zagen is dat er binnen teams en organisaties ook een andere behoefte is. De behoefte aan zingeving en verantwoord bezig zijn. Met jezelf, met het werk, met collega’s en met de maatschappij. Duurzaamheid is geen modewoord meer, maar een oprechte behoefte.

Beide bewegingen, die van de technologische ontwikkelingen én die van de behoefte aan zingeving hebben de neiging enorm groots en abstract te worden. Hele internetplatforms worden volgeschreven over technologische en duurzaamheidstrends. Vaak zakt je na het lezen de moed in de schoenen. Té groot en té complex. En dat terwijl beide bewegingen ons werk definitief veranderd hebben en nog verder gaan veranderen. Je moet er dus wel wat mee.

Houd het klein

Al pratend kwamen Lukas en ik tot een belangrijk inzicht. We moeten het klein houden. Begrijpelijk en behapbaar.

En dat kan jij ook doen: houd het klein en praat erover. Neem een half uur tijdens je teamoverleg en bespreek de volgende vragen eens:
– Welke maatschappelijke ontwikkelingen zien wij die effect kunnen gaan hebben op onze activiteiten? Wat zijn kansen, waar liggen bedreigingen?
– Wat betekent dat voor onze opdracht als team, voor onze toegevoegde waarde?
– Moeten wij dingen op een andere manier gaan organiseren om goed voorbereid te zijn op de ontwikkelingen?
– Wat betekent dit alles voor de manier waarop wij met elkaar samenwerken?

Is jouw team klaar voor de toekomst? Check het en vul hieronder onze gratis online Teamvragenlijst in!

15 jaar Mensen in Bedrijf!

Bijna 15 jaar geleden richtte ik Mensen in Bedrijf op. Samen met Margreeth Kloppenburg bedachten we wat voor soort bedrijf we wilden zijn. En wat niet. Voor Mensen in Bedrijf werkte ik bij grote training- en adviesbureaus en ben meerdere malen aangelopen tegen de ‘systeemwereld’ van de grote bureaus. Hoge outputtargets, scherp berekende dagindelingen. Elk uur telde en moest geteld.

I had a dream

Ik ben Mensen in Bedrijf gestart vanuit een droom. Eentje met meerdere elementen. Allereerst was er eigen belang. 15 jaar gelden was ik vader van een dochter en de tweede was op komst. Later zou er ook nog een zoon komen. Ik wilde naast zinvol werk er ook kunnen zijn als vader. Geen weken verblijven in hotels. Niet meer voor dag en dauw in de auto en in het donker weer terug. Het was me veel waard om er te zijn als vader. Dus het eerste deel van de droom: een gezonde werk-privé-balans.

Tegelijkertijd had ik een enorme drive om iets te gaan doen met teams. In mijn studie had ik ontdekt hoe geweldig ingewikkeld, frustrerend, maar soms ook inspirerend en krachtig het werken in groepen en teams was. Het leek mij zeer fascinerend om te weten aan welke knoppen je moet draaien om teams in de flow te krijgen en om daar mijn werk van te maken. Onze ambitie werd om alle kennis die er beschikbaar was over teams toepasbaar te maken voor het bedrijfsleven. Leuk werk in die gezonde werk-privé balans.

Het derde element is het meest idealistisch. Ik heb een groot vertrouwen in de mens. Soms op het naïeve af. Ik ben er heilig van overtuigd dat mensen in wezen goed zijn en dat hun acties altijd voortkomen uit de beste intenties. Ik geloof er in dat mensen groeien door ze de ruimte te geven. Ieder mens is in staat om mooie dingen te realiseren. Veel systemen in de organisaties waar ik werkte en kwam waren juist gebaseerd op wantrouwen. Denk bijvoorbeeld aan alle tijdschrijfsystemen die er waren om te controleren of iedereen wel voldoende uren maakt. Veel van die systemen gaan over verantwoording en niet over verantwoordelijkheid. Die controlesystemen paste dus niet bij mijn beeld hoe Mensen in Bedrijf eruit moest zien. Bij ons geen uitgewerkte targets. Wij doen ons werk zo goed mogelijk. En goed wordt bepaald op basis van ons eigen innerlijke kompas en de feedback van onze klanten. Dat is nog zo’n element: kwalitatief goed werk doen gaat vóór de hoeveelheid werk. Liever wat minder klussen heel goed, dan veel klussen minder goed. Vanuit die goede klussen komen onze klanten dan weer terug. Daar hebben we geen targetzweep voor nodig. Wij houden niet bij hoeveel uren we werken of hoe vaak we op vakantie gaan. Donderdagochtend naar het babyzwemmen? Prima! Ergens wordt die offerte dan toch wel weer geschreven, en soms is dat dan op zondagochtend.

Investeren in kwaliteit

Wij investeren in duurzame relaties, en dat kan alleen maar als je niet direct wordt afgerekend op wat je in je uren doet. Soms moet je nu eenmaal vaak koffie drinken met mensen voordat er een opdracht uitkomt. Wij geloven erin dat de kwaliteit van de relatie ervoor zorgt dat wij ons werk beter doen en dat er dus voor de klant een beter traject uit voortkomt.

Wij zijn dus niet 80% declarabel zoals dat bij veel bureaus wel is. Wij zijn minder declarabel om zo ook ruimte te creëren om te innoveren. Mijn ervaring is dat vanuit vrijheid de mooiste nieuwe ideeën ontstaan. Afgelopen jaren hebben we bewust niet geïnvesteerd in dure leaseauto’s en hebben we gekozen voor een mooi, maar eenvoudig kantoor zonder dure gadgets. De winst die we behaalden investeerden we in opleidingen en het ontwikkelen van nieuwe producten voor onze klanten, zoals een digitale test omgeving en het schrijven van boeken. Want naast een duurzame relatie opbouwen, willen we dat we inhoudelijk steengoed werk leveren.

Door mijn bedrijf zo te organiseren zie ik mijn kinderen van nabij opgroeien. Doe ik prachtige opdrachten voor prachtige klanten. Heb ik zeer waardevolle en blijvende klantrelaties. En samen met mijn collega’s doen we wat we prediken. Ik ben trots! Mijn volgende droom is om onze toepasbare kennis beschikbaar te stellen voor zoveel mogelijk teams, zonder dat wij onze vrijheid hoeven op te geven. Zodat alle Mensen in Bedrijven ook de vruchten plukken van samenwerken.

Heb jij ook reden om trots te zijn op je team? Vol hieronder onze gratis TeamQ vragenlijst in en krijg zicht op hoe het staat met de samenwerking in jouw team.

8 redenen om in een team te werken

Vrijwel iedereen zal het er over eens zijn. Werken in een team is belangrijk. Maar wanneer je mensen vraagt waarom dat zo is krijg je zeer verschillende antwoorden. Guido van de Wiel en ik doken erin en kwamen op 8 redenen waarom mensen in teams werken:

1 Continuïteit en solidariteit

Eén voor allen, allen voor één
In teams wisselen mensen elkaar af en vangen elkaar op zonder dat de gevraagde continuïteit (product- of dienstlevering) in gevaar komt. Door in een team te werken, wordt de continuïteit beter geborgd dan wanneer één iemand een dienst of product levert. Bij goed teamwerk kan iemand in een team wegvallen (denk aan: ziekte, maar ook ontslag) zonder dat het de output van het totale team in gevaar komt. De resultaten van het team bestaan uit individuele bijdragen, maar het weghalen van een individuele bijdrage haalt niet de gehele teamprestatie onderuit.

2 Continuïteit en reproduceerbaarheid

Het wiel niet steeds opnieuw uitvinden
Een team zorgt er niet alleen via solidariteit voor dat de continuïteit geborgd wordt. Mensen ontwikkelen samen allerlei handigheidjes om het werk zo goed mogelijk te doen. Er ontstaat zo een teamintelligentie. Deze teamintelligentie biedt een basis om op voort te bouwen en er gaat een corrigerend vermogen van uit.

3 Capaciteit/ tijd

Vele handen maken licht werk
Heel veel zaken kun je niet in je eentje. Alleen al het feit dat meerdere mensen tegelijkertijd aan het werk kunnen, maakt dat ze tot prestaties komen waar iemand alleen nooit toe in staat zou zijn geweest. Als je in korte tijd een telefonische enquête moet uitvoeren, kan je dat met een team in een dag klaren, terwijl je in je eentje vijf werkdagen bezig zou zijn. Je bent in je eentje nu eenmaal beperkt in termen van tijd en capaciteit.

4 Specialisatie

In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister
Specialisatie loont. Wie succesvolle teams bestudeert, ziet dat daar mensen met uiteenlopende expertises en persoonlijkheden deel van uit maken. In deze teams komen teamleden tot hun recht, juist doordat zij hun verschillende specialisaties kunnen en mogen inzetten. Specialisatie komt in een team in grofweg twee varianten voor: 1) een team bestaat uit allemaal specialisten op hetzelfde vakgebied of 2) een team heeft juist verschillende specialisaties aan boord. Voorbeelden van een team waar de leden zich in zijn geheel juist specialiseren op één onderdeel, zien we terug bij typische stafafdelingen, zoals finance, r & d, of hr.

5 Nieuwe ideeën

Twee weten meer dan één
Als meerdere mensen over een probleem nadenken, dan wordt de kans groter dat iemand met een oplossing komt, waar de rest nog niet aan gedacht had. Hierdoor vindt vernieuwing van producten en diensten plaats. Als jij geen ideeën hebt, heeft een ander teamlid misschien juist net die ingeving, waardoor de kwaliteit van de oplossing omhoogschiet. Een team is potentieel inventiever dan een individu: in goed geleide brainstormsessies stapelen ideeën zich op.

6 Eigen ontwikkeling

Al doende leert men
Een niet te onderschatten reden om in een team te gaan werken. In teams wordt kennis en ervaring uitgewisseld. Mensen leren zo van elkaar. In een team werken mensen intensief met elkaar samen, dus is er meer te leren. Teams organiseren feedback, wisselen best practices uit, geven kennis door en delen oplossingen. Teamwerk maakt leren van elkaar mogelijk.

7 Erbij willen horen: sociale wezens en sfeer

Een dag niet gelachen, is een dag niet geleefd
Teamwerk is mensenwerk. Mensen hebben de behoefte ergens bij te horen. Een team helpt om alle sociale aspecten van het leven met elkaar vorm te geven. Teams zijn sociale ontmoetingsplaatsen waarin mensen elkaar steunen. Ze bieden elkaar een helpende hand en een luisterend oor. Collega’s in teams brengen veel tijd met elkaar door en zijn zo een belangrijk deel van elkaars sociale leven.

8 Híerbij willen horen: beeldvorming en omgeving

I have a dream
Het Amerikaanse heren-basketbal dreamteam dat in 1992 met overmacht goud won op de Olympische Zomerspelen in Barcelona, het Nederlandse volleybalteam dat op diezelfde Spelen zilver haalde en vier jaar later goud in Atlanta, het topteam aan wetenschappers dat het menselijk genoom als eerste wist te ontrafelen… Er kan een magie van teams uitgaan. Bestaande teams kunnen een aantrekkingskracht uitoefenen op mensen. In dat geval hebben mensen niet zomaar de behoefte om ergens bij te horen, maar ze willen hierbij horen. Juist bij dat team, juist onder die inspirerende leider werken, bijdragen aan het inspirerende doel dat expliciet dit team zich gesteld heeft. Mensen willen deel uitmaken van dit team.

Levert het werken in een team jullie genoeg op? Ontdek het en vul hieronder onze gratis Teamscan vragenlijst in!

Het belang van een gezond team

Zieke medewerkers kosten veel geld. Zo tussen de 200 en 400 euro per dag. Belangrijke veroorzakers van ziekteverzuim zijn werkdruk en stress. Van de 8,3 miljoen werkende mensen in Nederland heeft 14% hier last van. Becijferd is dat de kosten hiervan per jaar rond de 1,8 miljard euro liggen.

Sinds 1 juli 2017 is de arbowet veranderd. Een van de belangrijkste wijzigingen is de grotere rol die de preventiemedewerker krijgt. En ook de OR krijgt meer invloed op het arbobeleid.

Individuele of collectieve preventie?

Op dit moment is het nog altijd zo dat veel arbobeleid gericht is op individuele medewerkers. En dat terwijl werkdruk en stress juist verlaagd kunnen worden door te zorgen voor gezonde teams in je organisatie. Gezonde teams zijn teams waarin collega’s elkaar steunen. Dat kan doordat ze werk van elkaar overnemen in drukke tijden. Maar dat kan ook doordat ze elkaar een luisterend oor bieden. Niemand die zo goed snapt waar je stress vandaan komt als je collega die in hetzelfde schuitje zit. Laatst zei een zeer drukke medewerker van een callcenter tegen mij: “mijn partner thuis snapt niet dat ik me zo gestresst voel, mijn collega’s hier op het werk gelukkig wel”.

Naast helpende handen en een luisterend oor is het mogelijk om in teams samen oplossingen te zoeken voor de ervaren werkdruk en stress. Niemand weet zo goed hoe dit op te lossen dan de medewerkers zelf. En juist samen werken aan de oplossing hiervan geeft weer extra energie.

Helaas is het soms ook zo dat teams voor extra stress zorgen. Wanneer de samenwerking niet goed loopt ontstaan ergernissen. Soms groeien die zelfs uit tot conflicten. Ook het feit dat je in een team te maken krijgt met veel verschillende collega’s levert soms de nodige stress op. Want als jij als aanpakker volle vaart vooruit wilt en je hebt een heel beschouwende collega die er nog eens rustig over na wil denken, dan kost dat bakken met energie. Energie die je al gebruikt om je werk goed te doen.

Je kan dus zeggen dat teams fungeren als katalysator. Of teams dienen als vliegwiel om mensen gezonder te maken, of het omgekeerde gebeurt, de stress neemt alleen nog maar toe.

Van medewerkerstevredenheid naar teamtevredenheid

Het zou dus mooi zijn als er in organisaties meer oog komt voor de gezondheid van teams. Want dat gezondheidsvliegwiel levert veel op. Hoe mooi zou het zijn als organisaties naast (of in plaats van) medewerkerstevredenheidsonderzoeken ook teamtevredenheidsonderzoeken gaan organiseren. Om zo in kaart te brengen hoe gezond de teams in de organisatie zijn en om in te grijpen als dat onverhoopt nodig is. Teamtevredenheidsonderzoeken brengen in een vroeg stadium in kaart waar mogelijk problemen ontstaan in een team. Ingrijpen kan dan nog zonder dat er schade voor de medewerkers ontstaat. Door teams gezond te houden, houden teams medewerkers gezond. En daar heeft iedereen wat aan!

Hoe gezond is jouw team? Vul dan hieronder gratis onze Team vragenlijst in en je krijgt hier een beeld van!

Regen of toch een paraplu?

Vorige week begeleidde ik een team waar van alles en nog wat aan de hand was. Er was een enorm verloop, in drie jaar waren er al vier teamleiders versleten en werk dat door andere afdelingen moest worden aangeleverd zat steeds barstens vol met fouten. Al pratend viel mij op dat het team vooral aan het wijzen was naar anderen: “de leiding” begreep hen niet, elders in de organisatie “werd maar wat gedaan” en klanten snapten niet dat ze soms wat langer geduld moesten hebben.

Boodschappen doen in de regen

Bij mij kwam het beeld in me op van Raymond en Denise die vlak voor sluitingstijd nog boodschappen moeten doen bij de Albert Heijn terwijl het giet van de regen. Ze maken zich enorm druk. Over de file die maakt dat ze zo laat thuis zijn. Over de regen die ervoor zorgt dat ze niet even droog naar de winkel kunnen. En over het beleid van Albert Heijn dat maakt dat ze echt binnen een half uur in de winkel moeten zijn. De overeenkomst tussen deze zorgen: ze hebben er zelf geen invloed op. Raymond en Denise zouden ook op zoek kunnen naar dingen waar ze wél invloed op hebben. Misschien ligt er nog ergens een paraplu, of een regenjas. Of misschien hebben ze nog eten in de koelkast waardoor ze morgen pas boodschappen hoeven te doen.

Van regen naar paraplu

Met mijn team was precies hetzelfde aan de hand. Ze legden, net als Raymond en Denise, de nadruk op de regen: het beleid van de organisatie, het aannamebeleid van andere afdelingen of het humeur van klanten. Ze bleven zich maar druk maken over zaken waar ze geen invloed op hadden en dat kostte bakken vol energie. Gesprekken bij de koffieautomaat of tijdens teamvergaderingen draaiden elke keer weer de kant op van geklaag over de regen.

Samen met het team besloten we op zoek te gaan naar paraplu’s. In eerste instantie moeizaam. Want de klant was toch niet te veranderen? Maar langzaam kreeg het team er lol in. Een ‘paraplubrainstorm’ leverde allerlei ideeën op waar nog niet aan gedacht was. Het team bleek veel meer mogelijkheden te hebben dan ze zelf dachten: wat nu als we eens in gesprek gaan met onze collega’s over hoe we het werk precies aangeleverd krijgen, dat hoeft de leiding helemaal niet te doen, dat kunnen we zelf. Wat nu als we in elk werkoverleg uitwisselen hoe we om zijn gegaan met lastige klantsituaties, daar kunnen we dan met elkaar van leren. Wat nu als we onze collega’s eens vragen een dag met ons mee te lopen om te zien hoe het er bij ons aan toegaat.

Paraplu’s genoeg dus. En terwijl we met elkaar in gesprek waren brak buiten de zon door!

Krijg inzicht in welke teamparaplu’s er voor jullie klaarliggen met onze gratis TeamQ vragenlijst. Je kan hem hieronder invullen!